Fallstudien:
Markus Arnold & Peter Waldmann
Geschäftsführer der Renergo GmbH & strrom GmbH
Wachsendes Unternehmen im technischen Umfeld (20–50 MA)
Ausgangssituation
Das Unternehmen suchte dringend:
Planer TGA
Projektleiter mit hoher Reisebereitschaft
Auf die Schlüsselrollen kamen entweder keine Bewerbungen oder ausschließlich unqualifizierte Profile.
Parallel liefen mehrere weitere Rollen – Recruiting wurde zunehmend unübersichtlich und reaktiv.
Das Problem:
Rückmeldung an Bewerber:innen: 5–10 Tage
Zeit bis erstes Interview: 2–3 Wochen
Keine festen Zuständigkeiten
Interviews ohne Struktur (nicht vergleichbar)
Kandidat:innen sprangen regelmäßig ab
Recruiting lief im „Feuerwehrmodus“
Die Lösung:
End-to-End Recruiting-Prozess
klare Rollen & Verantwortlichkeiten
Interviewleitfäden + Scorecards
Standards: 48h / 7 Tage / 10 Tage
Vorlagen für Kommunikation, Absage, Zusage, Stellenprofil
Dokumentation im Recruiting-Portal
Das Ergebnis:
Rückmeldung an Bewerber:innen: < 48 Stunden
Zeit bis erstes Interview: ≤ 7 Tage
Entscheidung nach Interview: max. 10 Tage
Zuständigkeiten klar geregelt (kein Hin- und Herschieben)
Kandidat:innen wurden aktiv abgeholt (keine Hängepartien)
Schlüsselpositionen konnten intern besetzt werden
Ghosting: 0
Daniel Gollasch
Gründer und Geschäftsführer
PANTERA Real Estate GmbH
Projektgetriebenes Unternehmen im Wachstum (Real Estate / Hochbau)
Ausgangssituation
Ein wachsendes, projektgetriebenes Unternehmen im Bereich Real Estate / Hochbau stand vor der Herausforderung, eine zentrale Schlüsselposition zu besetzen:
einen Projektleiter Hochbau für internationale Projekte.
Die Position war fachlich anspruchsvoll, mit hoher Verantwortung und internationalem Kontext.
Intern fehlten jedoch klare Recruiting-Strukturen, um diese Rolle gezielt und planbar zu besetzen.
Das Problem:
Rückmeldung an Kandidat:innen: 7–14 Tage
Zeit bis erstes Gespräch: 2–4 Wochen
eine klaren Entscheidungsschritte
Interviews unstrukturiert
Kandidat:innen verloren Vertrauen und sprangen ab
externer Druck: Headhunter als einzige Lösung
Die Lösung:
Stellenprofil + Muss-/Kann-Kriterien
klarer Prozess (inkl. Entscheidungspfad)
strukturierte Interviews + Scorecards
feste Rückmelde- und Entscheidungszeiten
klare Rollenverteilung zwischen HR / Fachbereich / Geschäftsführung
Kandidatenkommunikation ohne „Warten in der Luft“
Das Ergebnis:
Rückmeldung an Bewerber:innen: < 48 Stunden
Zeit bis erstes Interview: ≤ 7 Tage
Entscheidung nach Interview: max. 10 Tage
Interviewprozess war vergleichbar und nachvollziehbar
Kandidat:innen blieben im Prozess (kein Abspringen durch Chaos)
Schlüsselrolle konnte erfolgreich besetzt werden
Recruiting wurde planbar – auch während Wachstum & Projektstress
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